Mitarbeiter:in Empfang & Office Management 80%

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PKS Personal AG

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Referenz: Mitarbeiter:in Empfang & Office Management 80%
Kategorie: Kaufmännisch   Region: Zentralschweiz

Vier Tage. Viele Aufgaben. Eine zentrale Rolle.

Ein professioneller Empfang ist weit mehr als eine freundliche Begrüssung. Er ist Visitenkarte, Informationsdrehscheibe, Organisationszentrale und manchmal auch die erste Anlaufstelle, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Für den Standort eines international tätigen Unternehmens aus der Pharmaindustrie in Rotkreuz, suchen wir per sofort eine aufgestellte, sprachgewandte und organisatorisch versierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt.

Die Stelle ist im Rahmen eines befristeten Temporäreinsatzes bis voraussichtlich September 2027 zu besetzen. Gearbeitet wird jeweils von Dienstag bis Freitag von 08.00 – 12.00 Uhr und von 13.00 – 16.30 Uhr. Hier sind Menschenkenntnis, Organisationstalent und eine gewisse Freude am täglichen Improvisieren gefragt. Denn am Empfang lässt sich vieles planen. Nur selten alles. Deshalb suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine oder einen

Mitarbeiter:in Empfang & Office Management 80% (temporär bis September 2027) – Wer hier nur ans Telefon geht, hat den Job nicht verstanden…

Das sind ihre Aufgaben

• Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher, Geschäftspartner und externe Dienstleister. Gleichzeitig übernehmen Sie zahlreiche organisatorische und administrative Aufgaben, die für einen reibungslosen Standortbetrieb unverzichtbar sind
• Der freundliche Empfang und die Betreuung von Besuchern gehören ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Bedienung der Telefonzentrale, die Bearbeitung verschiedener E-Mail-Postfächer und die kompetente Weiterleitung von Anfragen
• Die Koordination der ein- und ausgehenden Post, von Paketlieferungen sowie nationalen und internationalen Kurierdiensten liegt ebenfalls in Ihrer Verantwortung
• Auch die Verwaltung von Mitarbeiterausweisen, Zutrittsberechtigungen, Schlüsseln und Parkplatzzuweisungen mithilfe entsprechender Systeme gehört zu Ihrem Tätigkeitsbereich
• Für die Bestellung von Büromaterial, Visitenkarten und Ausweisen sind Sie ebenso zuständig wie für die Koordination kleinerer Dienstleistungen und einen stets gepflegten Empfangsbereich
• Hinzu kommen die Erstellung von Besucher- und Telefonstatistiken, die Kontrolle von Rechnungen, die Verwaltung administrativer Anwendungen sowie die Unterstützung bei organisatorischen Fragestellungen
• Abgerundet wird Ihr Aufgabenbereich durch definierte Kontrollaufgaben im Bereich Erste Hilfe, Brandmeldung und Zutrittssicherheit sowie die Zusammenarbeit mit den zuständigen Dienstleistern

Was Sie mitbringen sollten

• Sie verfügen über Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion am Empfang, in der Rezeption oder im Office Management. Sie kennen die Anforderungen eines professionellen Unternehmensumfelds und fühlen sich in einer Rolle wohl, in der unterschiedlichste Menschen und Anliegen zusammenkommen
• Deutsch, Französisch und Englisch beherrschen Sie mündlich und schriftlich sehr gut. Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, arbeiten Sie routiniert
• Sie sind freundlich, diskret und zuverlässig, denken mit und behalten auch dann die Übersicht, wenn verschiedene Anliegen gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen
• Eine gute Portion Pragmatismus, gepflegte Umgangsformen und eine selbstständige Arbeitsweise runden Ihr Profil ab
• Entscheidend ist nicht, dass Sie alles wissen. Sondern dass Sie mitdenken und Prioritäten setzen können

Interesse? Dann freue ich mich auf ihre Bewerbung. Fragen? Rufen Sie mich einfach an.

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PKS Personal AG

Herr Markus Schneider
Senior HR Consultant
Hauptstrasse 100
CH-4102 Binningen
Schweiz

Telefon    +41 61 205 99 32

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