Head of Officemanagement 50-60% (m/w/d) in Basel

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PKS Personal AG

ID: 80C75F3A
Referenz: Head of Officemanagement 50-60% (m/w/d) in Basel
Kategorie: HRM   Region: Basel

Die Komplexität zwischenmenschlicher Wechselwirkungen nimmt stetig zu. Es genügt nicht mehr, einfach das fachlich richtige Personal zu gewinnen, das die harten Faktoren der jeweiligen Jobs erfüllt. Auch die weichen Aspekte wie Team- und Anpassungsfähigkeit, Entwicklungsbereitschaft, Flexibilität, Sozialverträglichkeit nehmen bei Entscheidungsprozessen immer mehr Raum ein.

Unsere Mandantin ist auf Dienstleistungen im Bereich RPO (Recruitment Process Outsourcing) spezialisiert und damit äusserst erfolgreich. Sie bedient bei der Talentgewinnung seit Jahren Unternehmen aus der ganzen Schweiz im Bereich Life Sciences. 

Das Team ist sehr gut ausgelastet. Es braucht nun Verstärkung. Deshalb suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung

Head of Officemanagement 50-60% (w/m/d) - Ihre strukturierte Arbeitsweise macht die Organisation sicht- und spürbar...

Das machen Sie:

• Verbesserung der Prozesse und Strukturen unter betriebswirtschaftlichen Aspekten sowie Leitung von Organisations- und Veränderungsprojekten
• Verantwortung für die Datenbeschaffung und -aufbereitung im Bereich Finanzen sowie Weiterleitung an den Treuhänder
• Verantwortung für die Erstellung von Kundenrechnungen inkl. Beschaffung der dazu nötigen Daten
• Verantwortung für die Datenbeschaffung und -aufbereitung im Bereich Payrolling sowie Weiterleitung an den Treuhänder
• Bewirtschaftung und Optimierung der Versicherungen (Personenversicherungen, Haftpflicht-, Sachversicherung, etc.) sowie Pensionskasse in Kollaboration mit dem Treuhänder
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Bonusregelungen, Lohnerhöhungen, Freisetzungen inkl. Aufhebungsvereinbarungen
• Mitarbeit bei der Erstellung von Kundenverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Darlehensverträge, Zusammenarbeitsverträgen, Kaufverträgen, etc.
• Sicherstellung Corporate Filing (Dauerakten), Aktualisierung der Verträge, Erstellung von GV-Protokollen und Führung von Aktienbüchern
• Diverse administrative Aufgaben wie Bestellung IT-Material, Bewirtschaftung Software-Lizenzen, Monitoring, Zeit- & Absenzenmanagement internes Personal, Erstellen von Statistiken, einfache Änderungen Handelsregister sowie weitere administrative Aufgaben
• Organisation von Mitarbeiterevents

Das bringen Sie mit:

• Kaufmännische Grundausbildung mit erfolgreich abgeschlossener Weiterbildung im Bereich HR oder Finanz- & Rechnungswesen
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise im internationalen Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit ERP-Systemen, Buchhaltungssysteme sowie MS-Office
• Deutsch als Muttersprache sowie stilsichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe analytische und konzeptionelle Fähigkeiten (Planen, Organisieren, Lösungsfindung)
• Integre, diskrete und loyale Persönlichkeit mit einem professionellen und repräsentativen Auftreten
• Belastbarkeit, Kommunikationsfähigkeit, starkes Durchsetzungsvermögen und Offenheit gegenüber Neuem zählen zu Ihren Stärken
  

Die Hierarchie ist ultraflach, die Kommunikation ist immer klar und direkt. Die Arbeitszeiten und den Arbeitsort können Sie weitestgehend selbst bestimmen. Wichtig ist, dass die Arbeit qualitativ sauber und innert nützlicher Frist erledigt wird. Der Gestaltungsspielraum an dieser Position ist ausgeprägt.

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Fragen beantworte ich gerne telefonisch. Diskretion ist zugesichert.

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PKS Personal AG

Herr Markus Schneider
Senior HR Consultant
Hauptstrasse 100
CH-4102 Binningen
Schweiz

Telefon    +41 61 205 99 32

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