Empfangmitarbeiterin für Frontdesk und Office Operations 100%

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PKS Personal AG

ID: 76FC871A
Referenz: Empfangmitarbeiterin für Frontdesk und Office Operations 100%
Kategorie: Kaufmännisch   Region: Zentralschweiz

Ein Standort wirkt nicht wegen schöner Möbel oder einem schicken Logo. Er wirkt, weil Menschen ihn im Alltag tragen: mit Präsenz, Struktur und einem Serviceverständnis, das nicht bei 'Grüezi' aufhört. Genau hier setzt diese Position an.

Unsere Mandantin betreibt in Zug einen modernen, stark frequentierten Standort. Täglich treffen Gäste, Mitarbeitende und Dienstleistende ein und jede einzelne Begegnung entscheidet darüber, ob der Ort professionell, geordnet und hochwertig wahrgenommen wird. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die den Empfang souverän führt, Abläufe stabil hält und im Hintergrund dafür sorgt, dass alles funktioniert, bevor überhaupt jemand merkt, dass es komplex ist. Der Arbeitsort ist in Zug, das Pensum beträgt 100%, gearbeitet wird 08.00–12.00 und 13.00–17.00, und der Start ist per sofort oder nach Vereinbarung möglich. Die Anstellung ist temporär bis Ende 2026.

Wir suchen deshalb eine

Empfangmitarbeiterin für Frontdesk und Office Operations 100% in Zug - von Besuch bis Badge, von Post bis Parkplatz: alles sitzt. Grüezi. Was kann ich für Sie tun?

Das sind Ihre Aufgaben: 

• Besucher empfangen, orientieren und professionell betreuen; bei Bedarf inkl. Getränke-Service
• Rezeption öffnen und schliessen sowie dafür sorgen, dass Empfangsbereich und Postraum jederzeit gepflegt und präsentabel sind
• Mehrere E-Mail-Postfächer (digital/analog) führen und Anliegen zuverlässig nachhalten
• Telefonanrufe entgegennehmen, triagieren und gemäss Prozess korrekt weiterleiten, auch bei sensiblen Anfragen
• Monatliche Auswertungen zu Besucher- und Anrufzahlen erstellen
• Briefe und Pakete annehmen, intern verteilen und Sendungen für Post/DHL/Express/Kurier vorbereiten
• Zutrittsbadges und Schlüssel verwalten sowie Berechtigungen nachführen (Systemkenntnisse von Vorteil)
• Parkplatzvergabe administrieren, Zu- und Entzüge kommunizieren und bei Bedarf Statistiken erstellen
• Bürobedarf inventarisieren, nachbestellen und Materialverfügbarkeit sicherstellen
• Visitenkarten und Namensschilder bestellen, einfache Labels/Etiketten erstellen
• Wartungsaufträge planen, Dienstleister koordinieren und Bestellungen auslösen
• Grundabläufe zu Sicherheit/Organisation kennen und sicherstellen, dass Erste-Hilfe-Material regelmässig geprüft und aufgefüllt wird

Ihr Profil:

• Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Empfang, Office Services, Administration, Frontdesk)
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Deutsch sehr gut sowie Englisch und Französisch mündlich und schriftlich
• Gepflegtes Auftreten, sehr gute Umgangsformen und hohe Diskretion
• Strukturierte, zuverlässige und speditive Arbeitsweise – auch bei hoher Taktung
• Pragmatismus, Flexibilität, Vielseitigkeit und Teamgeist

Das erwartet Sie

• Abwechslungsreiche Rolle mit breiter Verantwortung und klaren Prozessen
• Professionelles Umfeld, in dem Servicequalität und Verlässlichkeit zählen
• Moderne Arbeitsumgebung in Zug mit geregelten Arbeitszeiten
• Eine Funktion mit sichtbarer Wirkung am Empfang und spürbarer Wirkung im Tagesbetrieb

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Fragen? Rufen Sie mich einfach an.

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PKS Personal AG

Herr Markus Schneider
Senior HR Consultant
Hauptstrasse 100
CH-4102 Binningen
Schweiz

Telefon    +41 61 205 99 32

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